Uszczelnienie obiegu faktur w poznańskiej logistyce
Zredukowaliśmy czas zatwierdzania płatności i wyeliminowaliśmy duplikaty faktur. Klient odzyskał kontrolę nad wydatkami po miesiącu współpracy.
Firma Logistyka Wielkopolska Sp. z o.o. zmagała się z chaosem w obiegu dokumentów kosztowych. Naszym celem było wdrożenie systemu, który zatrzyma wycieki gotówki i przyspieszy obieg faktur o połowę.
Wyzwanie
Klient przetwarzał średnio 187 faktur miesięcznie, korzystając wyłącznie z obiegu papierowego i plików PDF przesyłanych mailem. Brak centralnego rejestru prowadził do sytuacji, w której 14% faktur było opłacanych podwójnie przez pomyłkę w działach operacyjnych.
Pracownicy spędzali blisko 3,2 godziny dziennie na samym weryfikowaniu zgodności dokumentów z zamówieniami. Proces akceptacji jednej faktury trwał średnio 5 dni roboczych, co skutkowało utratą skont i częstymi karami za opóźnienia w płatnościach wobec podwykonawców transportowych.
Podejście
Zespół Idryleaks przeprowadził audyt finansowy, który ujawnił luki w komunikacji między działem logistyki a księgowością. Wprowadziliśmy platformę zintegrowaną z systemem magazynowym, która wymusza automatyczną weryfikację numerów zleceń na każdej fakturze.
Nasi specjaliści przeszkolili 9 osób z zespołu księgowego oraz magazynierów w obsłudze nowego standardu archiwizacji. Konkrety zamiast obiecanek – wdrożyliśmy czytelne procedury przypisania kosztów, aby każda faktura miała przypisanego opiekuna odpowiedzialnego za jej zatwierdzenie w systemie.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy system, który automatycznie odrzuca faktury bez poprawnego numeru zlecenia transportowego. Wprowadziliśmy dwuetapowy proces akceptacji: pierwszy poziom to weryfikacja automatyczna, drugi to zatwierdzenie przez managera przy przekroczeniu kwoty 500 PLN.
Całość dokumentacji przeniesiono do bezpiecznego archiwum cyfrowego z dostępem ograniczonym do wybranych użytkowników. Dane muszą być bezpieczne, więc wdrożyliśmy dodatkowe szyfrowanie dla faktur zawierających dane osobowe kontrahentów, co w logistyce jest kluczowe dla ochrony prywatności klientów.
Rezultaty
Po 90 dniach od wdrożenia, Logistyka Wielkopolska Sp. z o.o. osiągnęła pełną przejrzystość procesów. Liczba zduplikowanych płatności spadła do zera, a czas pracy nad dokumentacją został drastycznie zredukowany.
Harmonogram
-
Styczeń 2024Audyt procesu obiegu dokumentów i identyfikacja luk.
-
Luty 2024Wdrożenie systemu weryfikacji i szkolenia zespołu.
-
Marzec 2024Monitoring stabilności systemu i optymalizacja procedur.
"Sceptycznie podchodziłem do zmian, bo poprzedni system działał latami. Po miesiącu okazało się, że zaoszczędziliśmy 3,800 PLN na samych wyeliminowanych błędach i podwójnych opłatach. Przejrzystość to podstawa zysku."