Dlaczego 47% wycieków danych to błąd pracownika?

Dlaczego rutyna zabija bezpieczeństwo?

Większość pracowników traktuje procedury bezpieczeństwa jako zbędny dodatek do codziennych zadań. Podczas audytu w firmie transportowej z Wielkopolski odkryliśmy, że 83% haseł do systemów było zapisanych na żółtych karteczkach przyklejonych do monitorów. Pracownicy robili to, bo 'tak było szybciej', nie zdając sobie sprawy, że każda osoba sprzątająca biuro miała dostęp do kluczowych danych finansowych.

Zjawisko to obserwujemy nagminnie w małych i średnich przedsiębiorstwach. Kiedy zespół ma za dużo na głowie, zabezpieczenia stają się balastem. W Idryleaks zawsze powtarzamy: przejrzystość to podstawa zysku, ale tylko wtedy, gdy chronimy dostęp do informacji. Jeśli proces jest zbyt skomplikowany, pracownik go pominie – to fakt, z którym nie da się dyskutować.

Koszty błędu, o których nikt nie mówi

Skutki wycieku danych rzadko kończą się na jednorazowej karcie. Analiza jednego z naszych klientów z Q3 2023 roku wykazała, że utrata poufnej listy klientów kosztowała firmę około 12 400 PLN w ciągu zaledwie jednego miesiąca. Były to koszty związane z koniecznością zmiany umów, obsługą prawną oraz utratą zaufania dwóch kluczowych kontrahentów.

To nie są kwoty, które bankrutują firmę w jeden dzień, ale regularne straty tego typu powoli wykańczają płynność finansową. Konkrety zamiast obiecanek – błąd pracownika, który wysyła fakturę do niewłaściwego odbiorcy, to nie tylko pomyłka. To naruszenie przepisów, które kosztuje czas i realne pieniądze każdego przedsiębiorcy w naszym regionie.

47% błędów wynika z rutyny, a nie z braku chęci do pracy.

Jak zabezpieczyć firmę bez wielkich inwestycji

Nie musisz kupować drogich systemów klasy korporacyjnej, by drastycznie ograniczyć ryzyko. Pierwszym krokiem jest weryfikacja uprawnień. Podczas audytu w firmie produkcyjnej pod Poznaniem (listopad 2023) ustaliliśmy, że 12 pracowników miało dostęp do plików finansowych, których w ogóle nie potrzebowali do swojej pracy. Ograniczenie tego dostępu zajęło nam zaledwie 4 godziny.

Wprowadzenie prostej listy kontrolnej przy wysyłaniu dokumentów zewnętrznych to kolejny tani krok. Z naszych obserwacji wynika, że firmy, które wdrożyły zasadę 'podwójnej weryfikacji' odbiorcy, ograniczyły liczbę błędnych wysyłek o 31%. Dane muszą być bezpieczne, a najprostsze narzędzia są często najbardziej skuteczne w codziennej praktyce.

Od czego zacząć zmiany w zespole?

Edukacja nie powinna przypominać nudnego szkolenia BHP. Z naszego doświadczenia wynika, że najlepiej działają krótkie, konkretne spotkania raz w miesiącu. Pokazujemy pracownikom realne przykłady: jak wygląda prawdziwy mail phishingowy i dlaczego '123456' to najgorsze hasło, jakie mogą wymyślić.

Jeśli chcesz sprawdzić stan bezpieczeństwa w swojej firmie, zacznij od analizy tego, kto ma dostęp do czego. Możemy przeprowadzić dla Ciebie szybki przegląd w 2 dni. Sprawdzamy fakty i dajemy jasny plan działania. Pamiętaj, że lepiej wydać ułamek tej kwoty na audyt, niż później płacić za usuwanie skutków wycieku danych.

Proste kroki wygrywają z drogim oprogramowaniem, jeśli ludzie wiedzą, co robić.