Odzyskanie płynności w firmie handlowej

Wyzwanie

Klient zgłosił się do nas, gdy płynność finansowa spadła poniżej bezpiecznego poziomu, co zmuszało ich do brania kosztownych kredytów obrotowych. Główny problem polegał na niespójnościach między fakturami a stanami magazynowymi.

Przez 14 miesięcy nikt nie weryfikował poprawności cen zakupu w systemie ERP. Powodowało to, że system automatycznie zatwierdzał płatności z nadpłatami rzędu 3-7% na każdej fakturze od trzech głównych dostawców.

Podejście

Zespół Idryleaks przeprowadził dwutygodniowy audyt wsteczny obejmujący 187 faktur. Wykorzystaliśmy własne narzędzia do krzyżowego sprawdzenia stawek w umowach z cenami na dokumentach księgowych.

Następnie wdrożyliśmy nowy protokół autoryzacji płatności. Każda faktura powyżej 2000 zł jest teraz sprawdzana przez system pod kątem zgodności z cennikiem przed wysłaniem do przelewu.

Rozwiązanie

Zbudowaliśmy prosty skrypt weryfikujący, który blokuje automatyczne księgowanie płatności w przypadku wykrycia różnic powyżej 0,5% ceny. Wprowadziliśmy też comiesięczny raport zgodności dla działu zakupów.

Dodatkowo, wynegocjowaliśmy z dostawcami korekty faktur za ostatnie pół roku. Dzięki temu odzyskaliśmy zamrożone pieniądze bez konieczności wchodzenia na drogę sądową.

Rezultaty

Działania Idryleaks pozwoliły firmie Handel-Mix na szybkie uzupełnienie kapitału obrotowego i wyeliminowanie błędów w procesie zakupowym.

Harmonogram

1. Lipiec 2024
   Audyt historycznych rozliczeń
2. Sierpień 2024
   Wdrożenie systemu weryfikacji cen
3. Sierpień 2024
   Negocjacje korekt z dostawcami